ساختار کلی چک لیست
۱- نظم اجرایی
- هماهنگ کردن تدریجی واکنش و برنامه ریزی
- به مشارکت گرفتن همه سازمان
- توانمند سازی تیم
- رهبری سازمان مبتی بر هدف و راستی (یکپارچگی هدف و عمل)
۲-ایمنی و سلامتی تیم
- حمایت از افراد مبتلا و یا در معرض ابتلا
- کاهش استرس و تقویت وفق دادن مجدد جور کردن
- اطمینان از سازگاری اقدامات شرکت با الزامات نهادهای نظارتی
۳-دوام کسب و کار
- درآمد / فروش ناخالص اعتماد سازی با مشتریان
- تقویت توان عرضه
- وفق دادن مجدد (جور کردن) منابع برای تامین نیازهای کسب و کار
- پایش بازار و پویایی رقابت و پاسخ مناسب به آن
- آماده‌باش برای سناریوهای بازگشت بازار
۴- تاب‌آوری مالی
- مدیریت موجودی و نقدینگی
- اطمینان از برقراری انضباط در هزینه‌ها
- بازنگری برنامه مالی و تعریف سناریوهای مالی و آزمودن فشار حاصل از هر سناریو
- جور کردن منابع برای تامین نیازهای کسب‌وکار
نظم اجرایی
الف: هماهنگ کردن تدریجی واکنش و برنامه‌ریزی
- تشکیل یک تیم واکنش سریع مرکزی از همه بخش‌ها توسط PMO برای تصمیم‌گیری شفاف، پایش و کنترل شرایط.
- برنامه داخلی/مختص شرکت را روی کاغذ آوردن و چشم‌انداز تاثیرات بالقوه تغییرات بر تیم تدارکات، لجستیک، جریان وجوه نقد و ترازنامه را بررسی کردن.
- شناسایی، پیگیری و تقلیل ریسک‌های موجود و نوپدید.
- شناسایی فرآیندهای اصلی و منابع کلیدی در تمام حوزه‌ها (منابع انسانی، مالی، خرید و تامین، فناوری اطلاعات، حقوقی، املاک و…).
- تنظیم جلسات پاسخ سریع روزانه به منظور تحلیل‌های مبتنی بر داده و پشتیبانی از تصمیمات سریع و با کیفیت.
- طراحی یک برنامه عملیاتی (Action Plan) منسجم بر اساس ۳ تا ۵ سناریو میان‌مدت (مانند الگوهای L و V) و مطرح کردن آن با ذینفعان.
- تنوع بخشیدن به سناریوها بر اساس شکل و شدت تاثیرات اقتصادی کلان (برنامه کلان).
ب: توانمندسازی تیم
- بیان انتظارات از کارکنان و تقویت تعاملات برای جلوگیری از سردرگمی، جریان نامناسب اطلاعات و وقفه کاری.
- مشخص کردن روشن و شفاف اصول و مرزهای عملیاتی برای فعال کردن رهبران صف اول.
- تدارک دیدن راه ارتباطی دو طرفه و کانال پرسش و پاسخ.
- سنجش شرایط و تمایلات فعلی درون سازمان از طریق نظرسنجی‌های کوتاه آنلاین، کانال‌های مخصوص ارتباطی و تماس‌های آبشاری مدیران.
- ایجاد تعاملات ۳۶۰ درجه مستمر و صادقانه از طریق کانال‌های چندگانه.
- تشکیل هاب اطلاعاتی دیجیتال برای آخرین اطلاعات و سیاست‌ها.
- تسهیل تماس‌ها و تیم‌سازی‌های اختیاری فراتر از مسئولیت‌های معمول.
ج: به مشارکت گرفتن سازمان
- بیان انتظارات از کارکنان و تقویت تعاملات برای جلوگیری از سردرگمی، جریان نامناسب اطلاعات و وقفه کاری.
د: رهبری سازمان بر هدف و راستی یکپارچگی حرف و عمل
- پیدا کردن راه‌هایی برای حمایت از کارکنان، جامعه مرتبط با سازمان و عموم مردم.
- تقویت چشم‌انداز، ماموریت و هدف و پررنگ کردن ارزش‌های شرکت برای مشتریان.
- استفاده از منابع/شبکه سازمان و ایجاد تمایز از طریق فراهم کردن محصولات و سرویس‌هایی برای افراد مبتلا در شرکت و جامعه ذینفعان فراتر از کمک‌های مالی.
ایمنی و سلامتی تیم
الف: کاهش ریسک سرایت
- بهداشت و نظافت: تنظیم پروتکل‌های نظافتی محیط کار، افزایش دفعات نظافت داخلی محیط کار، برقراری تست سنجش دمای بدن، تامین ماسک و دستمال برای کارکنان حاضر در محل.
- دوری و فاصله‌گذاری اجتماعی: کاهش جلسات حضوری و تعاملات رودررو، پیاده‌سازی شیفت کاری و تدارک تیم‌های شیفتی برای عملیات حضوری.
- محدودیت دسترسی: محدودسازی استفاده از فضای اداری برای گروه‌های خاص (مثلاً مراجعان و پرسنل غیرکلیدی).
- سیاست‌های دورکاری و دوری از محل کار: برقراری سیاست‌های دورکاری و اطمینان از فراهم بودن زیرساخت‌های تکنولوژیکی مناسب، برقراری سیاست‌های دوری از محل کار در صورت ابتلا/قرنطینه و اصلاح سیاست‌های مرخصی استعلاجی.
- سیاست‌های سفر: باز تنظیم سیاست‌های سفر و کاهش سفرهای غیرضروری به مناطق تحت تاثیر شیوع.
- جداسازی تیم‌ها: جداسازی تیم‌ها و اطمینان از اینکه در یک زمان مشترک در یک محل حضور ندارند.
ب: حمایت از مبتلایان یا افراد در معرض ابتلا
- معرفی و آموزش سیاست‌های خودقرنطینگی به کارکنان.
- ایجاد راه ارتباطی ایمن و مطمئن برای کارکنان برای اطلاع‌رسانی به شرکت در زمینه موارد ابتلا.
ج: مدیریت استرس و تقویت روحیه اخلاقی
- تعامل فعالانه درباره تمام ابعاد کسب‌وکار در شرایط جدید.
- تشکیل جلسات اطلاع‌رسانی و تماس‌های لازم برای پاسخ به سوالات کارکنان.
- همکاری با شوراها و نهادهای کاری و صنفی برای تنظیم عملیات و اقدامات متناسب.
د: اطمینان از سازگاری اقدامات شرکت با الزامات نهادهای نظارتی
- شناسایی، پایش و حفاظت از پرسنل، نقش‌ها و فعالیت‌های کلیدی.
- اطمینان از سازگاری اقدامات شرکت با الزامات نهادهای نظارتی (مثلاً سازمان امور استخدامی، مالیاتی و…).
- آماده شدن برای تغییرات محیطی مانند تغییرات سیاست‌ها و مقررات در صورت کاهش خدمات دولتی.
دوام کسب‌وکار
الف: حفظ فروش، درآمد ناخالص و اعتمادسازی با مشتریان
- تعیین یک تیم واکنش سریع در سمت تقاضا برای پایش پیامدهای بازاریابی، فروش و قیمت‌گذاری.
- مدل‌سازی پیامدهای بحران بر درآمد ناخالص و سازگار کردن استراتژی‌های ورود به بازار.
- تعریف اقدامات و منتشر کردن پیام‌هایی برای نشان دادن اعتماد به نفس شرکت و مطمئن ساختن مشتریان.
- ایجاد اعتماد و اطمینان در مشتریان با ابتکارات خرد و کلان (مانند استفاده از ماده ضدعفونی‌کننده در کنار کارتخوان یا تماس با مشتریان).
- درک نیازهای در حال تغییر مشتری و تعامل با آنها برای درک شرایط و نیازهایشان.
- مشاهده و پاسخ به تغییرات در رفتار مشتریان.
- استفاده مناسب از کانال‌ها، محصولات و خدماتی که کمتر تحت تاثیر قرار گرفته‌اند (مانند فروش آنلاین).
- شناسایی و اولویت‌بندی خدمات و محصولات کلیدی برای واکنش سریع به بازار
ب: تقویت توان عرضه
- تشکیل تیم واکنش سریع زنجیره تامین برای پایش و بروزآوری ارزیابی‌ها و اقدامات.
- اولویت دادن به کالاها و خدمات مرتبط با سلامت و ایمنی عمومی.
- تجهیز کردن اتاق جنگ مرکزی برای ارزیابی آسیب‌پذیری‌های طرف عرضه و پایش ریسک‌ها.
- شناسایی نقدشوندگی و موقعیت کسب‌وکاری تامین‌کنندگان کلیدی و ریسک‌های مرتبط.
- ارزیابی تامین‌کنندگان کلیدی (ممیزی و طراحی دستورالعمل عرضه کنندگان کووید-۱۹) و فراهم‌سازی بازخوردهای عملیاتی.
- فراهم کردن حمایت‌های مالی/غیرمالی برای شرکای زنجیره تامین.
- پایش شاخص‌های کلیدی اقتصاد و بازار برای اجتناب از خطای سرمایه‌گذاری روی موج بحران.
- فعال کردن گزینه‌های جایگزین و احتمالی برای اجزا عملیات و مسیرهای لجستیکی کلیدی.
- برنامه‌ریزی برای اثرپذیری‌های کوتاه و بلندمدت فروش و عملیات مرتبط با تغییرات مدت زمان تحویل.
- ارزیابی سناریوهای مختلف تقاضا و عرضه و تاثیر آنها بر ظرفیت.
- تغییر دادن سیاست موقعیت‌یابی موجودی (Inventory Position).
- مدیریت سناریوهای آنی و بلندمدت بازار/روند شیوع.
- ارزیابی و مدیریت ریسک مراکز خدمات مشترک (Shared Service Center).
- یافتن فرصت‌های مشارکت با دیگر شرکت‌ها برای بهینه‌سازی منابع.
- اطمینان از در نظر گرفتن احتیاط‌های ایمنی مناسب توسط تامین‌کنندگان و توزیع‌کنندگان.
- تمرکز بر محدودیت‌های بحرانی پیش‌آمده برای عناصر داخلی و خارجی زنجیره ارزش.
- استفاده از درس‌آموخته‌های کشورهایی که بحران را سپری کرده‌اند (مانند چین).
د: پایش و پاسخ به بازار و پویایی‌های رقابت
- پیگیری موقعیت و اقدامات رقبا برای تنظیم تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، عملیاتی و مالی.
- بازتعریف مکرر اهداف و بودجه‌ها (روزانه، هفتگی و ماهانه) به تناسب محل جغرافیایی/بازار.
- استفاده از بینش بازار (فعال کردن نیروهای فروش برای برآورد نظر مشتریان) جهت شناسایی نقطه چرخش بازار.
ه: آماده شدن برای سناریوهای بازگشت بازار
- مشخص کردن سناریوهای مختص شرکت متاثر از سناریوهای بالقوه اقتصاد کلان (مانند الگوهای L, U, W و V).
- اطمینان از ظرفیت مناسب داخلی و خارجی برای پاسخگویی به تغییرات در سمت تقاضا.
- ارزیابی فعالانه فرصت‌های تملک (مثلاً دارایی‌های نزدیک به نکول).
- یافتن فرصت‌هایی برای پیش‌دستی در پیکربندی کمپین بازاریابی بازگشت به بازار.
- آماده شدن برای حرکات بزرگ و بکار بستن یادگیری‌های حاصل شده در خصوص اصلاح مدل کسب‌وکار.
تاب‌آوری مالی
الف: مدیریت موجودی و نقدینگی
- راه‌اندازی واحد سازمانی دفتر مدیریت نقدینگی برای پیش‌بینی جریان نقدی و مدیریت ریسک‌ها.
- اطمینان از اجرای مدیریت جریان نقدینگی احتیاطی و کاهش استفاده غیرضروری از نقدینگی.
- ایجاد آمادگی برای هرگونه تغییر احتمالی در چرخه تبدیل نقدینگی (Cash Conversion Cycle).
- تنظیم سرمایه در گردش، مدیریت انبار و شرایط پرداخت.
- بازنگری زمان‌بندی بازپرداخت بدهی‌ها و شرایط وام‌ها.
- انجام تست‌های مالی مرتبط با فشارهای نقدینگی.
- فراهم‌سازی روش‌های مختلف تامین مالی (مانند خطوط اعتباری).
- بررسی ریسک اعتباری حساب‌های دریافتنی جاری.
- بازنگری تعهدات (شامل بندهای MAC و فورس ماژور).
- بازنگری و امکان‌سنجی مجدد نقشه راه فعلی سرمایه‌گذاری‌ها و سیاست توزیع سود.
ب: اطمینان از برقراری انضباط مالی
- به تعویق انداختن مخارج سرمایه‌ای غیرضروری.
- محدود کردن روال انجام مخارج سرمایه‌ای کوتاه یا میان‌مدت.
- کسب اطمینان از تشکیل برج مراقبت تدارکات.
- متغیر کردن هزینه‌ها تا حد ممکن (فعال کردن LOAهای داوطلبانه).
- متوقف کردن استخدام‌های احتیاطی.
- استفاده از پایگاه اطلاعاتی کارکنان برای آماده شدن برای آینده نامشخص.
- خودداری از هدایت کسب‌وکار با فرضیات پیش از بحران.
- محدود کردن یا تغییر مسیر دادن هزینه‌ها برای ایجاد انعطاف‌پذیری‌های مالی.
ج: بازنگری برنامه‌های مالی و آزمون کردن بروز فشارهای احتمالی بر اساس سناریوهای پیش رو
- برنامه‌ریزی و طراحی برنامه اجرایی بر اساس سناریو.
- انجام آزمون‌های فشار مالی و نقدینگی.
- مشارکت دادن سهام‌داران و بررسی آسیب‌پذیری فعالیت‌ها.
- بازنگری روال هدف‌گذاری و اهداف (فروش، تولید و KPI).
- مطرح کردن موضوع تاب‌آوری مالی با ذینفعان کلیدی.
- متعادل کردن انتظارات سرمایه‌گذاران با تمرکز بر میان‌مدت.
- جستجوی الگوهای جبران خدمت معوق برای همکاران با درآمدهای بالا
